Nyhet

Bertil Oresten, föreläsare på Facility Nordic-dagen

18. apr 2017

Den 5:e april var Bertil Oresten från NIRAS Sweden AB och föresläste på Facility Nordic-dagen i Malmö om hur FM-organisationen kan stödja kärnverksamheten. Frågeställningarna som Bertil tog upp handlade om vad som kan förväntas av FM-organisationen, om FM- och serviceorganisationen kan omvandlas till fungerande management- och leverantörsfunktioner samt om externt upphandlade FM-funktioner fungerar bättre än interna.

Vad är svaren på de tre frågeställningarna Bertil?

Först vill jag förklara vad en FM-organisation är. Det är organisatorisk funktion som integrerar människor, plats och process inom den byggda miljön i syfte att förbättra livskvaliteten för människor och produktiviteten i kärnverksamheten. Utöver detta gäller det även att skapa en bra arbetsmiljö och minimera miljöpåverkan.

De främsta egenskaper man bör besitta är att vara analytisk, det är av största vikt att veta vad kärnverksamheten gör. Det är viktigt att vara innovativ och hela tiden se möjligheter och förbättringar. Till sist är det viktigt att lyssna för att kunna förstå och utvecklas.

Kan FM-organisationen omvandlas till fungerande management- och leverantörsfunktioner?

Ja, men det tar tid. Det är ofta kulturen som påverkar, vilket gör att det tar tid att implementera nya arbetssätt.

Till sist, är det bättre med externt upphandlade FM-funktioner?

Det beror på syftet. Det finns 10 olika skäl till att göra detta. De vanligaste är att man vill fokusera på kärnverksamheten, det är för trögt att göra förändringar eller så vill man få ett bättre resultat för kärnverksamheten.
Det finns såklart både för och nackdelar med både interna och externa FM-funktioner. Men vid externt upphandlade funktioner med ny personal är det lättare att göra tydliga gränsdragningar, man får in ny erfarenhet och det minimerar risken för långdragna förhandlingar.

Vad kan vi ta lärdom av från FM-världen?

Efter min föreläsning kom det upp två frågor. Den första om en gång när det har gått dåligt och varför, och en fråga om när det har fungerat bra. När det inte har gått bra beror det på att det finns för få resurser i FM-funktionen och i ledningen i uppstartsfasen. Detta är något vi måste ta med oss i våra egna projekt. Det måste finnas marginal i resurserna ifall någon blir sjuk eller att det dyker upp fler projekt. När projektet sedan är i gång kan man bättre bedöma hur mycket resurser som behövs. De gånger när det lyckats väl har förutsättningarna funnits där, inklusive resurserna. Det är något av det viktigaste, att inte snåla med resurser i uppstarten.

Om man sammanfattar framgångsfaktorerna till en lyckad FM-organisation så är något av det viktigaste att ge det tid, både för att planera och resonera med kärnverksamheten. Att det finns tillräckligt med resurser i uppstarten både hos leverantören och beställaren. Att lyssna, leverera och följa upp. Och till sist, kommunikation, kommunikation och kommunikation.