Nyhet

Är det dags kontorsflytt eller nya kontorsmöbler?

Är det dags nya kontorsmöbler? Ska ni flytta eller ändra kontorsutformning? Köpa nytt eller återbruk?

21. dec 2020

Är det dags nya kontorsmöbler? Ska ni flytta eller ändra kontorsutformning? Köpa nytt eller återbruk? Inför dopparedagen bjuder NIRAS Corporate Real Estate Services på en julklapp med några enkla tips inför budgetering, framtagande av underlag för anskaffning, konkurrensutsättning och leveransplanering.

Känns arbetet övermäktigt finns det alltid stöd att få. NIRAS Corporate Real Estate Services erbjuder flyttprojektledningstjänster till offentliga och privata verksamheter i hela Sverige. Tveka inte att höra av dig till oss för en smidig och kvalitetssäkrad process. 

  1. Var ute i god tid. Det går inte att underskatta tidsåtgången för att ta fram en behovsanalys, upprätta underlag för anskaffning, upphandlings-/offertarbete och leveranstider.
  2. Genomför en grundlig inventering av all befintlig lös inredning. Identifiera vilka möbler som kan återanvändas, vilka som kan få nytt liv genom exempelvis byte av bordsskiva eller klädsel samt vilka som behöver ersättas och kompletteras.
  3. Utgå från möbleringsplanen och sammanställ numerärer över arbetsplatser, mötesrum och andra funktioner som exempelvis spontanarbetsplatser, projektytor, loungeytor och lunchrum.
  4. Om det inte redan finns ett inredningskoncept definiera hur de olika funktionerna ska utrustas, möbleras och bestyckas. Exempelvis en arbetsplats består av ett höj- och sänkbart skrivbord med måtten 1600 x 800 mm, kontorsstol på hjul, bakomvarande förvaring. Skrivbordet ska vara utrustat med en bordsskärm, håltagning för kabelgenomföring och elkraftsuttag samt en kabelkorg under bordsskivan och så vidare.
  5. Titta på flera listpriser för snarlika produkter och räkna ut ett medelvärde. Budgetera för vad som behöver införskaffas och vad som återbrukas genom exempelvis byte av bordskivor eller tapetsering.
  6. Återigen utifrån möbleringsplanen upprätta underlag  för anskaffning i form utav listor med littera som tydligt anger vilka produkter/möbler som ska återanvändas, ges nytt liv genom utbyte av bordsskiva eller klädsel samt som ska införskaffas. För det som ska köpas in nytt kan det antingen beskrivas genom en exempelprodukt som kan ersättas med en likvärdig eller genom beskrivning av funktion.
  7. För offentliga verksamheter finns det oftast inköpscentraler som har ramavtal med leverantörer det går att avropa ifrån. Ta hjälp av inköpscentralen för att paketera avropen efter de villkor som finns i ramavtalen, exempelvis avropsområde och avropsform som förnyad konkurrensutsättning, särskild fördelningsnyckel eller rangordning.

För privata verksamheter är ett tydligt underlag ett enkelt sätt att begära in konkurrenskraftiga offerter på bred front.

  1. Fler och fler leverantörer erbjuder alternativa lösningar för möbelanskaffning som hyra/leasing, eller återbruk genom restaurerade begagnade möbler. Undersök vilka leverantörer som erbjuder sådana lösningar och tjänster i aktuell region.
  2. Se till att lägga beställningar i god tid. Räkna generellt under normala förhållanden att leverantörerna behöver minst 8-10 veckor på sig från beställning till leverans. Under rådande pandemi har vissa logistikkedjor tagit längre tid än vad som brukar vara normalt. Kontakta leverantören och be dem undersöka vad som gäller de produkter ni ska anskaffa.

Planera i vilken ordning leveranserna ska komma. Utan en tydlig tanke och plan kan det lätt uppstå krockar på uppställningsytor, hiss- och trapphus eller inne i kontorslokalen vid leveranstillfället. Är det flera olika leverantörer till samma yta, exempelvis ett mötesrum, dela upp leveranserna för AV-utrustning till ett tillfälle, inredning till ett annat och övrig IT-utrustning till ett tredje. Börja med det som behöver komma på plats först och planera sedan kommande leveranser i rätt ordning.