Stöd i upphandlingar och avtal för bostadsrättsföreningar

Styrelsen i en bostadsrättsförening har det yttersta ansvaret för att föreningens fastigheter förvaltas på ett ändamålsenligt sätt. Samtidigt kan tjänster såsom fastighetsförvaltning, fastighetsskötsel, trädgårdsskötsel, reparationer, snöröjning och trappstädning vara komplicerade styra och utgöra en stor kostnad för bostadsrättsföreningar. För många föreningar kan det därför finnas ett behov av att följa upp och säkerställa att avtalen är kostnadseffektiva samt att de svarar mot föreningens behov.

NIRAS har mångårig erfarenhet av att handla upp och utforma avtalsstrukturer för serviceleveranser från strategiarbete till implementering av ett färdigt avtal.

NIRAS roll och planen för genomförande av upphandlingen anpassas alltid utifrån föreningens behov och förutsättningar men utgår generellt från sex övergripande aktiviteter.

Kartläggning och utvärdering befintligt avtal och leverans

Inledningsvis görs en kartläggning av vad som fungerar bra och mindre bra med nuvarande leverans. Syftet är att dra lärdomar som kan användas för att precisera och prioritera föreningens behov inför kommande upphandling.

Marknadsanalys och strategi

En marknadsanalys görs i syfte att kartlägga potentiella leverantörer som kan uppfylla de prioriteringar som identifierats i aktivitet 1. Gemensamt med föreningen formuleras en strategi som omfattar exempelvis prioriterade mål, uppdelning av tjänster, entreprenadform och avtalstid.

Upprättande av förfrågningsunderlag

Aktiviteten innebär att ta fram alla de handlingar som ska ingå i det förfrågningsunderlag som ska skickas ut till potentiella leverantörer. Utgångspunkten är att befintliga avtalshandlingar revideras och utvecklas med hänsyn till vad som framkommit i uppdragets inledande delar. NIRAS använder sig vanligtvis av branschregelverket Aff vid upprättande av förfrågningsunderlag, antigen som mall eller som referenspunkt.

Genomförande av upphandling
Syftet är att teckna avtal med en leverantör som uppfyller de krav och målsättningar som föreningen har satt för leveransen. Aktiviteten omfattar utskick av förfrågningsunderlag till utvalda leverantörer, dialog under anbudsprocessen, utvärdering av anbud samt förhandling med leverantörer.

Implementering av entreprenad

För att säkerställa att övergången till en ny leverantör sker på ett smidigt sätt och med så liten påverkan på föreningen som möjligt behövs en tydlig plan för implementeringen som tas fram i samråd med tillträdande leverantör. En del i implementeringsfasen är även att säkerställa att det finns en plan för uppföljning.

Uppföljning av entreprenad

Syftet med aktiviteten är att tidigt etablera en rutin för uppföljning. NIRAS erfarenhet är att en plan för uppföljning av entreprenaden bör vara på plats när implementeringen är klar för att så tidigt som möjligt få in en rutin. NIRAS kan vid behov även bistå vid utförande av uppföljningen.