När magkänsla ersätts av fakta – så kan data skapa bättre arbetsplatser

Nyttjandegradsmätningar ger insikter som hjälper verksamheter att anpassa sina lokaler efter verkliga behov – och ofta upptäcka outnyttjad potential.

Hur används egentligen kontoret? Vilka ytor är mest efterfrågade och vilka står tomma större delen av dagen?

Det är frågor som allt fler organisationer ställer sig när arbetslivet förändras och behoven av arbetsplatser ser annorlunda ut än för bara några år sedan. Genom nyttjandegradsmätningar och sensorteknik kan NIRAS hjälpa kunder att förstå hur deras lokaler faktiskt används – och skapa underlag för smartare beslut om framtidens arbetsplats.

Från ögonblicksbilder till kontinuerliga insikter

Tidigare genomfördes nyttjandegradsmätningar ofta manuellt genom återkommande observationer på kontoret. Metoden gav en ögonblicksbild av hur arbetsplatsen användes vid specifika tidpunkter.

I dag används sensorer som samlar in data kontinuerligt under längre tidsperioder. Det ger ett mer tillförlitligt underlag för analyser av hur olika ytor nyttjas över tid.

Under en behovsanalys installeras sensorer i utvalda delar av arbetsplatsen och samlar in data under minst en månad. Beroende på syfte används olika typer av sensorer som registrerar rörelse, närvaro och beläggning i exempelvis arbetsområden och mötesrum.

Överraskande resultat från tusentals arbetsplatser

Mätningar från fler än 3 000 kontorsplatser visar att en genomsnittlig arbetsplats står tom under 73 procent av arbetsdagen. Det innebär ofta att verksamheter disponerar fler kvadratmeter än vad som faktiskt används.

Även användningen av mötesrum överraskar många organisationer. Omkring hälften av tiden används mötesrum av endast en person, oavsett rummets storlek.

En förklaring kan vara att behovet av mindre rum för digitala möten och fokuserat arbete har ökat efter pandemin. När sådana ytor saknas används större mötesrum som alternativ.

Data berättar inte hela historien

För att förstå varför lokaler används som de gör kombineras mätdata med enkäter och intervjuer. Det kan handla om allt från teknisk utrustning och ljusförhållanden till hur medarbetare upplever arbetsmiljön.

Genom att komplettera hårda data med användarnas egna erfarenheter skapas en mer nyanserad bild av verksamhetens behov och förutsättningar.

Underlag för framtidens arbetsplats

När insikter från sensormätningar, intervjuer och analyser vägs samman får organisationen ett faktabaserat beslutsunderlag för framtida lokalförändringar. Det kan handla om att optimera befintliga ytor, skapa fler mötesrum i rätt storlek eller planera inför en flytt.

Målet är detsamma: att utforma arbetsplatser som stödjer verksamheten, möter medarbetarnas behov och använder resurserna mer effektivt.

Data kompletteras med mjuka värden

En av förklaringarna kan ligga i beteendepsykologi.

När ett kontor upplevs som tomt är det lätt att tänka: varför ska jag komma in om ingen annan gör det? Samtidigt är den sociala interaktionen på arbetsplatsen viktig för arbetsglädjen – till exempel en kort pratstund vid kaffemaskinen eller lunch med en kollega. Om färre kommer till kontoret riskerar den delen av arbetslivet att gå förlorad.

Det kan också finnas praktiska förklaringar till varför specifika mötesrum används mer än andra, till exempel om det finns en fungerande utrustning i rummet eller om det är ett behagligt ljusinsläpp.

Förutom NIRAS analyser och enkätundersökningar genomförs även intervjuer med medarbetare. De är viktiga för att få en helhetsbild av kontorens nyttjande för att kunna landa rätt i lokalbehovet framåt.

Med stöd av data och kontinuerliga mätningar av kontorsplatserna kan kontoren anpassas mer träffsäkert efter kundens behov.